Какие журналы по охране труда и пожарной безопасности нужны в 2026 году

Восемь журналов одной таблицей

Санитарные журналы проверяет Роспотребнадзор, а эти — трудовая инспекция и МЧС. Единого перечня «обязательных журналов» нет ни в одном документе: каждый журнал вытекает из своей нормы. Свели их вместе.

Шесть журналов из таблицы можно вести онлайн бесплатно, пустой бланк для печати присылаем на почту со страницы образца.

Инструктажи по охране труда: два журнала

Порядок задают Правила обучения по охране труда, утверждённые постановлением Правительства № 2464. С 31 августа 2026 года они действуют в редакции постановления № 805, срок действия продлён до 1 сентября 2032 года. Инструктажи бывают трёх видов: вводный, на рабочем месте и целевой.

Вводный проводят до начала работы всем новым работникам, а также командированным и практикантам (пункт 10). Проводит специалист по охране труда или работник, на которого это возложено приказом; если специалиста нет — ИП лично, руководитель или сторонняя организация по договору (пункт 11). Программу утверждает работодатель.

На рабочем месте — первичный, повторный и внеплановый. Проводит непосредственный руководитель: шеф-повар, заведующий производством (пункт 22).

• Первичный — до самостоятельной работы. Освободить от него можно только тех, чья работа связана исключительно с компьютером, оргтехникой и бытовой техникой вне технологического процесса, при оптимальных или допустимых условиях труда по СОУТ и по утверждённому перечню должностей (пункт 13). Повар, кухонный работник и мойщик посуды под это освобождение не подходят.
• Повторный — не реже одного раза в 6 месяцев (пункт 14). С 31 августа 2026 года для тех, кто впервые начал трудовую деятельность и допущен к работам повышенной опасности, — не реже раза в 3 месяца в течение первого года.
• Внеплановый — при новом оборудовании или технологии, изменении норм и локальных актов, требовании инспектора, после аварии или несчастного случая, после перерыва в работе больше 60 календарных дней и по решению работодателя (пункт 16).

Целевой — перед разовыми работами вне обычных обязанностей: разгрузкой, уборкой территории, работами повышенной опасности.

Любой инструктаж заканчивается проверкой знаний. При регистрации записывают:

Перечни — в пунктах 86 и 87. Форму журнала и порядок регистрации утверждает работодатель (пункт 88). Поэтому записи удобно вести электронно, а подписи ставить на распечатке или электронной подписью.

Не путайте эти журналы с санитарными: инструктаж по личной гигиене и гигиеническое обучение к охране труда не относятся и ведутся отдельно.

СИЗ, микротравмы, несчастные случаи, электробезопасность

Личная карточка учёта выдачи СИЗ. Работодатель утверждает свои нормы выдачи на основе единых типовых норм с учётом результатов СОУТ и оценки профрисков. Каждую выдачу и возврат записывают в личную карточку — бумажную или электронную, рекомендуемый образец в приложении 2 к Правилам № 766н (пункт 25). В электронной карточке вместо подписи работника указывают номер и дату бухгалтерского документа о получении, на котором подпись уже есть, или иные данные, позволяющие его идентифицировать (пункт 26). При электронном учёте бумажные карточки вести не нужно (пункт 27).

Журнал учёта микротравм. Статья 226 ТК РФ обязывает учитывать и рассматривать обстоятельства и причины микроповреждений — ссадин, ушибов, поверхностных ран, которые не повлекли расстройства здоровья и больничного. Рекомендации Минтруда № 632н предлагают журнал по образцу приложения 2 или другой документ с теми же сведениями, справку о рассмотрении каждого случая и срок хранения не меньше года. Вести можно электронно, если понятно, кто сделал запись. На кухне, где режут, жарят и моют, пустой журнал за год выглядит не как отсутствие травм, а как отсутствие учёта.

Журнал регистрации несчастных случаев. Его ведут все работодатели по статье 230.1 ТК РФ, форма № 11 — из приказа Минтруда № 223н. По разъяснению трудовой инспекции, журнал хранят 45 лет.

Группа I по электробезопасности. Плиты, пароконвектоматы, мясорубки и посудомоечные машины работают от сети, поэтому кухонному персоналу обычно присваивают группу I. Перечень должностей и рабочих мест определяет руководитель. Группу присваивают через инструктаж с устным опросом; проводит работник с группой III из электротехнического персонала или специалист по охране труда с группой IV и выше. В журнале — ФИО, должность, дата присвоения и подписи обоих (пункт 2.3 Правил № 903н). Срок повторного присвоения в этих правилах не назван — закрепите его приказом.

Пожарная безопасность: инструктажи и системы защиты

К работе допускают только после обучения мерам пожарной безопасности, а порядок и сроки обучения определяет руководитель (пункт 3 Правил противопожарного режима). Обычно это противопожарный инструктаж.

Журнал учёта противопожарных инструктажей. С 1 сентября 2025 года действует приказ МЧС России № 1120, он заменил приказ № 806. Видов пять: вводный, первичный на рабочем месте, повторный, внеплановый и целевой.

• Повторный — не реже раза в год. Не реже раза в полгода — на объектах, где одновременно проживают или временно находятся 50 человек и больше, на объектах категорий повышенной взрывопожароопасности, взрывопожароопасности и пожароопасности, а также для работников охраны (пункт 11). Школа, детский сад и кафе с большим залом обычно попадают под полугодовой срок.
• Внеплановый — при новых требованиях, смене оборудования или технологии, нарушениях, которые могли привести к пожару, и после перерыва больше 60 дней на перечисленных объектах.
• Целевой — перед огневыми и другими пожароопасными работами.

Проводить противопожарный инструктаж может только тот, кто прошёл обучение по дополнительной профессиональной программе в области пожарной безопасности или имеет профильное образование, в том числе по договору (пункт 6). Запись делают после удовлетворительной проверки знаний; не сдавшего к работе не допускают. Журнал можно вести электронно, подписи — электронной подписью (пункты 22 и 23). В рекомендуемом образце теоретическая и практическая части записаны отдельно, у каждой — свои подписи и номер документа об обучении инструктирующего.

Журнал эксплуатации систем противопожарной защиты. Ведение обеспечивает руководитель организации, электронный вид допускается, форму определяет руководитель объекта (пункт 17.1 Правил противопожарного режима). В журнал вносят работы по сигнализации, оповещению, пожаротушению, противодымной вентиляции и другим системам. Отдельный «журнал учёта огнетушителей» не нужен: наличие, периодичность осмотра и сроки перезарядки огнетушителей учитывают в этом же журнале (пункт 60). Если систему обслуживает подрядчик, запись по его акту вносит ваш ответственный.

Правила противопожарного режима действуют до 31 декабря 2026 года включительно — так сказано в постановлении № 1479. Если их заменят или продлят, мы сверим статью с новым текстом.

Документы рядом с журналами

Журнал без документа-основания на проверке не работает. Рядом должны лежать:

• приказы о назначении ответственных за охрану труда и за пожарную безопасность;
• программа вводного инструктажа по охране труда и программы противопожарных инструктажей;
• инструкции по охране труда по профессиям — по ним проводят инструктаж на рабочем месте;
• перечень должностей, освобождённых от первичного инструктажа, если он есть;
• нормы выдачи СИЗ;
• инструкция о мерах пожарной безопасности, а план эвакуации — если в здании одновременно бывает 50 человек и больше или на этаже 10 и больше постоянных рабочих мест;
• договор и акты обслуживающей организации, если системы противопожарной защиты обслуживает подрядчик.

Типовые приказы, обе программы вводных инструктажей, перечень освобождённых, памятку «что спрашивают на проверке» и шесть бланков журналов с вашими реквизитами мы собрали в комплект документов за 2 990 ₽. Документы типовые: должности, перечни и сроки под свой объект руководитель проверяет перед подписанием.

Кто проверяет и что будет без журналов

Охрану труда проверяет государственная инспекция труда, пожарную безопасность — МЧС. Плановые проверки ограничены мораторием, но внеплановая возможна, например после несчастного случая или жалобы. Суммы штрафов по КоАП РФ для юридических лиц и должностных лиц:

Наказание назначают по обстоятельствам. Журнал с записями за весь период — самый простой способ показать, что инструктажи были, а СИЗ выданы.

Что сделать

1. Сверить свой список с восемью журналами из таблицы: учесть состав работников, оборудование и системы защиты в здании.
2. Назначить приказами ответственных за охрану труда и пожарную безопасность, утвердить программы инструктажей.
3. Провести и записать вводный и первичный инструктажи всем, у кого их нет, и поставить в календарь повторные: по охране труда — раз в 6 месяцев, противопожарный — раз в год или раз в полгода.
4. Внести в журнал эксплуатации систем противопожарной защиты все системы и огнетушители с датами осмотров и перезарядки.
5. Завести личные карточки СИЗ, журнал микротравм и журнал несчастных случаев.
6. Вести шесть журналов онлайн бесплатно, а приказы, программы и бланки с реквизитами взять в комплекте документов.